En resumen: Para cobrar una factura impagada, envia reclamaciones graduales: un recordatorio amable a los 3-5 dias, luego mensajes cada vez mas firmes con una fecha limite, los intereses de demora (tipo BCE + 8 puntos) y los 40 euros de costes de cobro de la Ley 3/2004, hasta el requerimiento formal por burofax antes de acudir a la via judicial.
Por que un cliente no paga (y que cambia la reclamacion correcta)?
La mayoria de los retrasos no son mala fe: la factura se traspapelo, el pago quedo mal programado o el cliente espera a su vez a cobrar. Una buena reclamacion hace dos cosas: te devuelve al principio de la lista de pagos pendientes y deja constancia de que reclamaste. La clave es la escalada: empiezas amable y subes el tono peldano a peldano, sin quemar la relacion al primer mensaje.
Un punto legal juega a tu favor: segun la Ley 3/2004 contra la morosidad (art. 5 y 7), entre empresas y autonomos los intereses de demora se devengan de forma automatica desde el dia siguiente al vencimiento, sin necesidad de aviso ni requerimiento previo. No tienes que reclamar los intereses: ya te corresponden.
Cuanto tiempo esperar entre una reclamacion y otra?
Ni perseguir al cliente cada dia ni desaparecer un mes. Esta es la cadencia que funciona, contada desde el vencimiento de la factura.
| Reclamacion | Cuando | Canal | Tono | Que anadir |
|---|---|---|---|---|
| 1. Recordatorio | +3/5 dias | WhatsApp o email | Amable | Factura adjunta + IBAN |
| 2. Segundo aviso | +14 dias | Cordial pero firme | Pregunta si hay un problema | |
| 3. Con fecha limite | +25 dias | Firme | Plazo de 7 dias | |
| 4. Con intereses | +35 dias | Formal | Cita la Ley 3/2004 | |
| 5. Requerimiento | +45 dias | Burofax | Juridico | Aviso de via judicial |
Los 5 textos listos para copiar
Sustituye los corchetes por tus datos y envia. Estan pensados para pegarse tal cual.
1. El recordatorio amable (a los 3-5 dias)
Hola [Nombre], espero que todo vaya bien. Solo un recordatorio: la factura n. [numero] del [fecha] por [importe] euros sigue pendiente, vencia el [fecha vencimiento]. Es posible que se te haya pasado. Te adjunto de nuevo el documento con los datos para la transferencia. Cualquier cosa, me dices. Gracias!
2. El segundo aviso (a los 14 dias)
Buenos dias [Nombre], vuelvo a escribirte por la factura n. [numero] de [importe] euros, vencida el [fecha]. Aun no me consta el pago. Te agradeceria que lo gestionaras estos dias o que me digas si hay algun problema que pueda ayudarte a resolver. Quedo a tu disposicion.
3. La reclamacion con fecha limite (a los 25 dias)
Buenos dias [Nombre], la factura n. [numero] de [importe] euros lleva [X] dias vencida. Te pido que la abones antes del [fecha, +7 dias]. Si ya has pagado, ignora este mensaje y envieme el justificante. Si no, contactame y buscamos una solucion juntos.
4. La reclamacion con intereses de demora (a los 35 dias)
Buenos dias [Nombre], la factura n. [numero] de [importe] euros, vencida el [fecha], sigue impagada. Te recuerdo que, conforme a la Ley 3/2004, desde el dia siguiente al vencimiento se devengan de forma automatica intereses de demora (tipo BCE + 8 puntos) y una indemnizacion fija de 40 euros por costes de cobro. Te pido que abones antes del [fecha]. Prefiero cerrar esto de la forma mas sencilla.
5. El ultimo aviso: el requerimiento formal (a los 45 dias)
Asunto: Requerimiento de pago - factura n. [numero]. Por la presente le requiero formalmente el pago de [importe] euros, correspondiente a la factura n. [numero] del [fecha] vencida el [fecha], en un plazo maximo de 15 dias desde la recepcion de este requerimiento. Transcurrido dicho plazo sin pago, me vere obligado a reclamar la deuda por via judicial, con los intereses de demora y costes que procedan. Atentamente.
Este ultimo envialo por burofax con acuse de recibo: es la prueba que interrumpe la prescripcion y prepara un proceso monitorio. Si trabajas con una app como BelfAI, las facturas vencidas te las avisa ella y te deja el texto de la reclamacion listo para enviar por WhatsApp o email, sin llevar las fechas a mano. Y una factura bien emitida se reclama mejor: en Espana el sistema VeriFactu de facturacion verificable sera obligatorio desde el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para autonomos, segun el Real Decreto-ley 15/2025 (AEAT).
Cuanto valen de verdad los intereses y los costes de cobro?
Poco por factura, pero no cero, y sobre todo sirven de palanca. El tipo de interes de demora comercial es el tipo de referencia del BCE mas 8 puntos, revisado cada semestre: para el segundo semestre de 2026 el Tesoro lo fijo en el 10,40% (BCE 2,40% + 8 puntos). Un ejemplo sobre una factura de 3.000 euros pagada con 60 dias de retraso:
| Concepto | Calculo | Importe |
|---|---|---|
| Intereses de demora | 3.000 x 10,40% x 60/365 | 51,29 euros |
| Indemnizacion por cobro | Fija por ley (art. 8) | 40,00 euros |
| Total extra adeudado | 91,29 euros |
En una sola factura es calderilla, pero el mensaje al cliente es claro: pagar tarde tiene un coste automatico y cierto. Muchas veces basta con mencionarlos en la reclamacion n. 4 para desbloquear el pago.
Preguntas frecuentes
Puedo reclamar intereses de demora aunque no los pusiera en la factura?
Si. Entre empresas y autonomos los intereses de la Ley 3/2004 son automaticos desde el dia siguiente al vencimiento, sin clausulas ni requerimiento previo. La factura no tiene que decir nada especial.
Cuantos dias esperar antes del primer aviso?
De 3 a 5 dias tras el vencimiento, con tono amable. Esperar semanas transmite que ese pago no es prioritario. Cuanto antes recuerdas, antes cobras.
Que diferencia hay entre reclamacion y requerimiento formal?
La reclamacion es un aviso informal para que paguen. El requerimiento es un acto formal escrito (burofax) que exige el pago en un plazo, interrumpe la prescripcion y abre la via al proceso monitorio.
WhatsApp o email para reclamar?
WhatsApp para los dos primeros avisos amables: se leen al momento. A partir del tercero pasa al email, que deja constancia escrita. El requerimiento, siempre por burofax.
Que pasa si tras el burofax no paga?
Con la factura y la prueba de entrega puedes iniciar un proceso monitorio: un procedimiento rapido para deudas ciertas y documentadas. El requerimiento previo es la base para arrancar.
Merece la pena una agencia de recobro?
Para importes pequenos, a menudo no: comisiones y costes se comen el margen. Agota primero las 5 reclamaciones: en la mayoria de casos el cliente paga en el cuarto o quinto paso.