In sintesi: Per farti pagare una fattura in ritardo, manda solleciti graduali: un promemoria gentile dopo 3-5 giorni, poi messaggi sempre piu fermi con una scadenza precisa, gli interessi di mora (tasso BCE + 8 punti) e i 40 euro di costi di recupero previsti dal D.lgs 231/2002, fino alla messa in mora scritta prima del legale.
Perche un cliente non paga (e cosa cambia il sollecito giusto)?
Nel 90% dei casi il ritardo non e malafede: la fattura si e persa nella casella, il pagamento e stato programmato male, o il cliente aspetta a sua volta di incassare. Un sollecito scritto bene fa due cose: ti riporta in cima alla lista dei da-pagare e mette agli atti che hai chiesto. La regola d'oro e l'escalation: parti gentile, alzi il tono di gradino in gradino. Non bruci il rapporto al primo messaggio e, se serve arrivare dall'avvocato, hai una traccia pulita.
Ricorda un punto legale che gioca a tuo favore: secondo il D.lgs 231/2002 (art. 4), tra imprese e partite IVA gli interessi di mora decorrono in automatico dal giorno dopo la scadenza, senza bisogno di alcuna diffida. Non devi "meritarti" gli interessi: ti spettano gia.
Quanto tempo aspettare tra un sollecito e l'altro?
Non serve rincorrere il cliente ogni giorno ne sparire per un mese. Questa e la cadenza che funziona nella pratica, calcolata dai giorni di scadenza della fattura.
| Sollecito | Quando | Canale | Tono | Cosa aggiungere |
|---|---|---|---|---|
| 1. Promemoria | +3/5 giorni | WhatsApp o email | Amichevole | Fattura in allegato + IBAN |
| 2. Secondo sollecito | +14 giorni | Cordiale ma fermo | Chiedi se c'e un problema | |
| 3. Con scadenza | +25 giorni | Fermo | Data limite a 7 giorni | |
| 4. Con interessi | +35 giorni | Formale | Cita il D.lgs 231/2002 | |
| 5. Messa in mora | +45 giorni | PEC o raccomandata | Legale | Preavviso di azione |
I 5 testi pronti da copiare
Sostituisci le parentesi quadre con i tuoi dati e invia. Sono pensati per essere incollati cosi come sono.
1. Il promemoria gentile (dopo 3-5 giorni)
Ciao [Nome], spero vada tutto bene. Ti scrivo solo per un promemoria: la fattura n. [numero] del [data] di [importo] euro risulta ancora aperta, scadeva il [data scadenza]. Puo darsi ti sia sfuggita. Ti allego di nuovo il documento con le coordinate per il bonifico. Fammi sapere se ti serve altro. Grazie!
2. Il secondo sollecito (dopo 14 giorni)
Buongiorno [Nome], torno a scriverti riguardo alla fattura n. [numero] di [importo] euro, scaduta il [data]. Non risulta ancora il pagamento. Ti chiedo la cortesia di procedere nei prossimi giorni oppure di dirmi se c'e un problema che posso aiutarti a risolvere. Resto a disposizione.
3. Il sollecito con scadenza precisa (dopo 25 giorni)
Buongiorno [Nome], la fattura n. [numero] di [importo] euro e scaduta da [X] giorni. Ti chiedo di saldarla entro il [data, +7 giorni]. Se hai gia pagato, ignora questo messaggio e inviami la contabile. Altrimenti contattami e troviamo insieme una soluzione.
4. Il sollecito con interessi di mora (dopo 35 giorni)
Buongiorno [Nome], la fattura n. [numero] di [importo] euro, scaduta il [data], non risulta pagata. Ti ricordo che, ai sensi del D.lgs 231/2002, dal giorno successivo alla scadenza maturano automaticamente interessi di mora (tasso BCE + 8 punti) oltre a 40 euro di costi di recupero. Ti invito a saldare entro il [data]. Preferisco chiudere la questione nel modo piu semplice.
5. L'ultimo avviso: la messa in mora (dopo 45 giorni)
Oggetto: Costituzione in mora - fattura n. [numero]. Con la presente La invito formalmente a saldare l'importo di [importo] euro, relativo alla fattura n. [numero] del [data] scaduta il [data], entro e non oltre 15 giorni dal ricevimento della presente. Decorso inutilmente tale termine, saro costretto ad agire per il recupero del credito nelle sedi competenti, con addebito di interessi di mora e spese. Distinti saluti.
Quest'ultimo va inviato per PEC o raccomandata A/R: e la mossa che interrompe la prescrizione e prepara il terreno a un decreto ingiuntivo. Se usi un'app come BelfAI, le fatture scadute te le segnala lei e ti prepara il testo del sollecito gia pronto da inviare su WhatsApp o email, cosi non devi ricordarti le date a mano.
Quanto valgono davvero interessi e costi di recupero?
Piccoli, ma non zero, e servono soprattutto come leva. Il tasso di mora per le transazioni commerciali e il tasso di riferimento BCE maggiorato di 8 punti, aggiornato ogni sei mesi: per il primo semestre 2026 il Ministero dell'Economia lo ha fissato al 10,15% (fonte: MEF, Gazzetta Ufficiale n. 15 del 20/01/2026). Un esempio concreto su una fattura di 2.000 euro pagata con 30 giorni di ritardo:
| Voce | Calcolo | Importo |
|---|---|---|
| Interessi di mora | 2.000 x 10,15% x 30/365 | 16,68 euro |
| Costi di recupero forfettari | Fissi per legge (art. 6) | 40,00 euro |
| Totale extra dovuto | 56,68 euro |
Su una singola fattura sono spiccioli, ma il messaggio al cliente e chiaro: pagare in ritardo ha un costo automatico e certo. Spesso basta citarli nel sollecito n. 4 per sbloccare il bonifico.
Domande frequenti
Posso chiedere gli interessi di mora anche se non li avevo scritti in fattura?
Si. Tra imprese e partite IVA gli interessi di mora del D.lgs 231/2002 sono automatici dal giorno dopo la scadenza, senza clausole e senza diffida. La fattura non deve dire nulla di speciale.
Dopo quanti giorni conviene mandare il primo sollecito?
Dopo 3-5 giorni dalla scadenza, con tono gentile. Aspettare settimane fa passare il messaggio che quel pagamento non e una priorita. Prima ricordi, prima incassi.
Qual e la differenza tra sollecito e messa in mora?
Il sollecito e un invito informale a pagare. La messa in mora e un atto formale scritto (PEC o raccomandata) che intima il pagamento entro un termine, interrompe la prescrizione e apre la strada al recupero legale.
WhatsApp o email per i solleciti?
WhatsApp per i primi due, gentili: si leggono subito. Dal terzo passa all'email, che lascia una traccia scritta piu formale. La messa in mora sempre e solo via PEC o raccomandata.
Cosa succede se dopo la messa in mora non paga?
Con la fattura e la prova di consegna puoi chiedere al tuo avvocato un decreto ingiuntivo: e una procedura rapida per crediti certi e documentati. La messa in mora inviata prima e la base per partire.
Conviene rivolgersi a un'agenzia di recupero crediti?
Per importi piccoli spesso no: costi e commissioni si mangiano il margine. Prima esaurisci i 5 solleciti: nella maggior parte dei casi il cliente paga entro il quarto o quinto passaggio.